Nitro Productivity Suite Test

Worum handelt es sich bei der Nitro Productivity Suite? Es ist ein neues Paket für Privat- und Einzelpersonen, sowie für Geschäftskunden von Nitro Software Inc. Es umfasst die folgenden Elemente:

  • Nitro Analytics
  • Nitro Cloud
  • Nitro Pro
  • Nitro Admin
  • Customer Success

Die Bestandteile der Suite (Nitro Pro, Nitro Cloud, Nitro Admin, Nitro Analytics, Customer Success) sind nur für Geschäftskunden mit spezifischen Lizenzschwellen verfügbar.

Es gibt drei unterschiedliche Lizenz-Optionen: Individual (Nitro Pro, Nitro Cloud), Business (Nitro Pro, Nitro Cloud, Nitro Admin und 4 Stunden Erstanlaufzeit), sowie Enterprise (alle Bestandteile sind unter einer Erstanlaufzeit von 2 Stunden verfügbar).

Nitro Analytics

Nitro Analytics funktioniert wie ein Benchmarking-Tool, welches genutzt werden kann, um tiefere Einblicke in die Produktivität und den Dokumenten-Workflow von Mitarbeitern bzw. Angestellten zu erhalten. Nur einer von zehn Spezialisten auf dem Gebiet der Wissens- und Informationsverarbeitung haben Zugriff auf einen PDF-Editor, was besonders schlimm ist, wenn man bedenkt, dass heutzutage über 70 % der E-Mail-Anhänge im PDF gehalten sind.

Nitro Productivity SuiteMan kann sich also vorstellen, wie viel Zeit durch einen einzigen Angestellten verschwendet wird, der nicht sofortigen Zugriff auf die benötigte Software hat. Mit Nitro Analytics ist man imstande, den täglichen Workflow in der Dokumenten-Abteilung der eigenen Organisation zu verstehen, darin auch Papier-basierte Prozesse, die nicht unbedingt notwendig sind. Anstatt dessen kann man digital gehen, was Papier und auch Kosten einspart, sowie zuverlässiger ist. Mit den gesammelten Ergebnissen kann man Ineffizienzen beseitigen, indem man aus den Funktionen, die übersehen wurden, einen Nutzen zieht, um einen effizienteren und geschickteren Workflow zu kreieren.

Nitro Cloud

Bei Nitro Cloud handelt es sich um einen Cloud-Dienst, welcher von den Mitarbeitern oder Angestellten genutzt werden kann, um Dokumente sicher zu teilen und weiterzuleiten. Außerdem kann Nitro Cloud genutzt werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten müssen, egal, wo sie sich befinden und wie weit voneinander entfernt sie sind. Dieses kollaborative Tool erlaubt es, Kommentare zu hinterlassen, sowie mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen den Workflow zu überwachen und bestehenden Analyseergebnisse einzusehen.

Dank verschiedenen Protokollen, darunter SSL AES, SOC 2 Type 2, HIPAA und Privacy Shield, ist die Nitro Cloud vollkommen sicher. Demzufolge erscheint es auch nicht verwunderlich, dass eine große Anzahl der Fortune 500-Unternehmen auf Nitro vertrauen, was die Dokumentation des Unternehmens betrifft.

Nitro Productivity SuiteDie Hauptfunktion der Nitro Cloud ist die Unterstützung von elektronischen bzw. digitalen Signaturen. Ja, mit der Nitro Cloud kann man Dokumente digital unterzeichnen, um sie zu authentifizieren, was mittlerweile auch von offizieller Seite akzeptiert wird. Die Nitro Cloud kann auch genutzt werden, um einen Kontakt anzufragen, um ein Dokument ebenfalls zu unterzeichnen. Und das Beste? Die Kontakte, die ebenso signieren müssen, benötigen gar keinen Nitro-Account für die Unterzeichnung des Dokuments! Da digitale Signaturen in jedem Web-Browser am Desktop oder Smartphone funktionieren, wird die Unterzeichnung von Dokumenten gleich noch einfacher.

Die Nitro Cloud ist in Nitro Pro inkludiert, was bedeutet, dass man alle Funktionen der Cloud online nutzen kann, darunter auch die Konvertierung von Dokumenten, das Zusammenfügen von PDF-Dateien, und so weiter. PDFs, die mit Nitro Pro erstellt oder bearbeitet werden, können auf unterschiedlichen Speicherorten gespeichert werden, darunter die Nitro Cloud, Alfresco, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint 365 und auch SharePoint 2013, allerdings lokal auf dem genutzten Rechner, alternativ können die Dateien direkt per E-Mail versendet werden.

Nitro Pro

Nitro Pro ist der PDF-Editor und – Viewer, den man schon seit Jahren kennt, Nitro Pro ist auch immer noch als Einzelprogramm erhältlich. Der Unterschied zwischen der regulären Version und der, die man als Teil der Nitro Productivity Suite bekommt, liegt in der Inklusion von all den anderen Funktionen, die in diesem Review erwähnt werden.

Zweifelsohne ist Nitro Pro der beste PDF-Editor für Windows. Es gibt einfach kein anderes Programm, welches es schafft, so viele Funktionen in einer Anwendung zu bündeln. Die GUI des Programms ist nach den eigenen Definitionen des Unternehmens konzipiert worden, um ein „intuitives Interface im Stil von Microsoft Office“ zu werden. Das erlaubt es den Nutzern, denen Word (oder Excel und PowerPoint) vertraut ist, das Erlernen der Nutzung von Nitro Pro innerhalb nur eines Blicks zu erledigen, was für nahezu sofortige Produktivität sorgt.

Die Schnellzugriffsleiste, die man in der oberen Ecke finden kann, kann vollends angepasst werden, sodass sie sogar eigenen Shortcuts beinhaltet. Die Standard-Shortcuts können genutzt werden, um PDFs zu öffnen, zu speichern und zu drucken, sowie um die letzte Veränderung rückgängig zu machen oder zu wiederholen, außerdem kann auch zwischen Maus- und Touch-Modi gewechselt werden. Wenn man weitere Optionen braucht, so kann der „File“-Reiter („Datei“) als sehr nützlich erachtet werden. Das ist der einzige Reiter, der nicht Teil der Band-Oberfläche ist, da sich die Ansicht zu einer anderen Schablone wechselt.

Nitro Productivity SuiteNeben den gewöhnlichen Datei-Funktionen kann man auch eigene Informationen zu einem ausgewählten PDF hinzufügen, wie zum Beispiel den eigenen Namen als Autor des Dokuments festlegen, dem PDF einen Titel, Betreff und bestimmte Keywords zuordnen und vergeben, sowie auch einen grundlegenden URL einfügen. Man kann das Programm nutzen, um eine PDF zu verbessern und zu optimieren, Dokumente in Stapeln zu verarbeiten und sogar Dateien an eine PDF anhängen.

Nitro Pro erlaubt es, Inhalte von überall in der PDF auszuwählen, zu kopieren und auch wieder einzufügen, das ist allerdings nicht auf reinen Text eingeschränkt, man kann mit dem Programm auch Bilder hinzufügen und bearbeiten. Was kann Nitro Pro sonst noch? Das Programm kann genutzt werden, um Screenshots aufzunehmen, Schriftarten innerhalb eines PDFs zu verändern und anzupassen, Formate zu verändern und viel mehr.

Es ist möglich, eine PDF von Grund auf zu erstellen, allerdings sollte man wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, bereits bestehende Dokumente schnell zu importieren. Der in Nitro Pro eingebaute Dokument-Konverter erlaubt es, Dokumente aus Microsoft Office, wie DOC, DOCX, XLS, SLXS, PPT, PPTX, andere gängige Formate wie VSD, PUB, WPD, HTML, HTM, TXT und sogar andere PDFs zu konvertieren, sowie Bilder in den Formaten MP, GIF, PNG, JPG, TIFF, WMF zu nutzen, um eine PDF zu erstellen. Diese Möglichkeit kann genutzt werden, um mehrere Dokumente in einem PDF-Dokument zu verbinden oder mehrere Dateien gleichen Formats stapelweise und zur gleichen Zeit zu konvertieren.

Und was ist mit dem Rest? Man kann PDFs konvertieren? Ja, man kann Nitro Pro nutzen, um PDFs in Formate zu konvertieren, die mit Word oder Excel editierbar sind, die dann in den respektiven Editor-Anwendungen modifizieren kann. Die Anwendung verfügt auch über Optionen, um PDFs in PDF/A (1a, 1b, 2u) zu konvertieren oder sogar einzelne Seiten in Bildformaten zu speichern.

Es gibt ein optisches Zeichen-Erkennungs-Tool („Optical Character Recognition“ – OCR), welches genutzt werden kann, um ein Bild zu scannen und die Text-Inhalte des Bildes zu extrahieren und in einem bearbeitbaren Format zu speichern. Die Überprüfungs-Tools in Nitro Pro können genutzt werden, um Anmerkungen, Erläuterungen und Kommentare hinzuzufügen, bestimmte Textstellen zu markieren und hervorzuheben, Notizen an einzelne Seiten anzupinnen, Kommentare in einer Textbox oder einem Call Out hinzuzufügen, Textteile durchzustreichen oder einzelne Sätze zu unterstreichen. Die Stempel-, Zeichnen-, Formen-, Bilder- und Dateianhangs-Tools können ebenso sehr nützlich sein, wenn man mit anderen Autoren zusammenarbeitet und Inhalte herausstellen möchte, der bearbeitet oder zu der PDF hinzugefügt werden muss. Ein weiteres, unschätzbares Tool im Programm ist das Vergleichs-Werkzeug, welches genutzt werden kann, um Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Dokuments zu finden.

Es ist möglich, unautorisierten Zugriffen auf die PDF mit unterschiedlichen Levels an Sicherheit, wie mit beispielsweise einem Passwort, vorzubeugen. Die QuickSign and Request Signature-Option ermöglicht es, die Echtheit von Dokumenten zu bestätigen, außerdem kann man ein digitales Zertifikat nutzen, um Dokumente zu authentifizieren. Die Tipp-Ex- und Redigier-Optionen können nützlich sein, wenn Inhalte eines PDFs verschleiert bzw. unkenntlich gemacht werden müssen, das ist sogar noch einfacher, wenn man die Such- und Redigier-Funktion nutzt oder ganze Seiten für das Redigier-Tool markiert.

Man kann die Modifizierungen am Dokument durch andere Nutzer in bestimmten Stufen einschränken, wie beispielsweise das Erlauben oder Verbieten von den Funktionen Drucken, Bearbeiten, Kopieren oder Inhalt bzw. Seiten zu extrahieren, von der Erstellung von Kommentare, vom Erstellen digitaler Signaturen und mehr. Das Programm kann zur Bearbeitung, zum Hinzufügen, Löschen, Drehen, Zuschneiden, Ersetzen, Aufteilen oder Extrahieren von bestimmten Seiten einer PDF genutzt werden. Man kann außerdem eine abnehmende Nummerierung für Seiten hinzufügen und Header hinzufügen oder bearbeiten, sowie Wasserzeichen auf jeder Seite einfügen. Wenn man eine Bedienungsanleitung oder ein eBook erstellt, so hat man auch die Möglichkeit, Lesezeichen einzufügen, um zu einzelnen Seiten innerhalb des PDFs zu verlinken und kann sogar einen anklickbaren URL zu einer Webseite einfügen.

Nitro Pro macht es zudem möglich, ein PDF-Bewerbungs- oder Registrierungs-Formular zu erstellen, komplett mit Feldern wie Textboxen, Checkboxen, Comboboxen, Listenboxen und sogar Kontrollfeldern oder Barcodes. Die JavaScript-Option erlaubt es, einen benutzerdefinierten Code im Formular zu nutzen. Man kann Formularfelder zur Bearbeitung aus dem Dokument exportieren und auch wieder importieren. Was uns am besten an der Oberfläche des Programms gefällt, ist die Option „Add Tools“ („Werkzeuge hinzufügen“). Dieser erlaubt es, Shortcuts zu den individuellen Lieblingstools anzulegen und diese am Home-Band zu befestigen. Man stelle sich nur vor, wie viel Zeit man sich dadurch einsparen kann, weil man nicht die komplette GUI nach dem bestimmten, gerade benötigten Tool absuchen muss.

Nitro Admin

Wie nutzt man Nitro Analytics? Mit Nitro Admin, natürlich! Dieses Werkzeug hilft der IT-Abteilung des Unternehmens. Es erlaubt dem IT-Team, mit identitätsbezogenen Zugriffsdaten von individuellen Nutzern besser und schneller umzugehen, sowie sich um identitätsbezogene Zugriffsdaten für neue Nutzer zu kümmern. Mit dem Dashboard, das Nitro Admin zur Verfügung stellt, können die IT-Leute Nitro-Lizenzen einfach aktivieren, managen und den Nutzern neu zuweisen. Das Programm kann genutzt werden, um neue Nutzungsdaten anzulegen, zu überprüfen, wie viele Lizenzen derzeit in Verwendung sind und wie viele das Unternehmen momentan besitzt und man kann sogar sehen, welche Lizenz einem bestimmten Nutzer zugewiesen ist.

Nitro Productivity Suite

Customer Success

Hierbei handelt es sich eigentlich um keine eigenständige Funktion, das ist der Support-Prozess, welcher dem Kunden vom Nitro Software Inc. Customer Success-Team zur Verfügung gestellt wird. Natürlich ist die Veränderung von einer Anwendung, mit der man sich bereits auskennt auf eine vollkommen andere, neue, alles andere als einfach. Letztendlich braucht es immer etwas Zeit, etwas Neues zu erlernen, oder?

Nitro Productivity SuiteAbgesehen von der hohen Nutzerfreundlichkeit von Nitro Pro gibt es etwas, was man berücksichtigen soll. Die Arbeit wartet auf niemanden. Man kann nicht einfach hoffen, dass die Mitarbeiter oder Angestellten sich schon an die Funktionen der Anwendung gewöhnen werden. Das wäre alles andere als professionell. Aus diesem Grund arbeitet Nitro mit jedem Unternehmen individuell zusammen, um von Grund auf Unterstützung zu bieten. Das Customer Success-Team lernt den Nutzern, wie das Produkt genutzt werden soll und erklärt ihnen jede einzelne Funktion. Dann beurteilt das Team die Situation anhand der gemachten Fortschritte. Letztendlich unterstützen sie das Unternehmen auch noch mit den Einbindungs- und Einführungs-Prozessen, mit dem Austausch des alten Setups und dem Ersetzen ebendessen durch Nitro Pro in der Cloud, was dem Unternehmen letztendlich eine Tonne an Zeit und Geld erspart.

Die Nitro Productivity Suite ist das perfekte Beispiel dafür, dass man ein bereits bestehendes, großartiges Produkt wie Nitro Pro nehmen kann, um daraus etwas noch besseres zu schaffen.

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