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Wie man ein Dokument per Smartphone oder Computer unterzeichnen kann

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Dokument unterschreibenDas Problem ist bekannt: Man hat einfach keine Lust mehr, Dokumente, die unterschrieben werden müssen, zu drucken, um sie unterschreiben zu können und sie dann wieder einscannen zu müssen, damit sie dann weitergefaxt werden können. Durch das Erstellen einer elektronischen Signatur und dem Hinzufügen ebendieser zum eigenen Word oder einem PDF- bzw. jeder anderen Art von digitalem Dokument wird dieser Prozess um ein Vielfaches vereinfacht. Viele Programme verfügen außerdem über integrierte Funktionen und Features für elektronische Signaturen, die eine zusätzliche Schicht an Komfort und Sicherheit hinzufügen.

Zunächst einmal müssen wir eine Sache klarstellen: Elektronische, sowie digitale Signaturen sind zwei gänzlich unterschiedliche Dinge, auch, wenn es sich ähnlich anhört. Eine elektronische Signatur ist einfach ein Bild der eigenen Unterschrift, die einem Dokument hinzugefügt wird, während es sich bei einer digitalen Signatur um verschlüsselte Daten handelt, die beweisen, dass ein Dokument auch wirklich von einer bestimmten Person kommt. Für manche Zwecke wird eine einfache, elektronische Signatur völlig ausreichen, während eine sichere digitale Signatur für wichtigere Dokumente ausdrücklich empfohlen wird.

Manche der Programme, die man sowieso schon verwendet – wie beispielsweise Microsoft Office Word oder Adobe Acrobat – können eine Signatur in einem Dokument komplett kostenlos einfügen. Wenn man aber digitale Dokumente regelmäßig unterschreiben muss oder man aber einfach auf der Suche nach etwas Einfacherem ist, so gibt es Programme für den Computer und Apps für Smartphone und Tablet, die das Unterfertigen von digitalen Dokumenten sogar noch einfacher machen.

Unterzeichnen von PDF- und Papierdokumenten per Smartphone

Für iPhone-Nutzer ist es eine der einfachsten Möglichkeiten, ein PDF-Dokument zu unterzeichnen, indem man die Werkzeuge nutzt, die in die Mail-App integriert wurden. Wenn man einen Anhang erhält, muss man nur einmal tippen, um ihn herunterzuladen und dann ein weiteres Mal tippen, um den Anhang zu öffnen. Man wird dann ein Marker-Icon in der rechten oberen Ecke sehen. Wenn man auf dieses tippt, wird man unten die Werkzeuge auftauchen sehen. Wählt man hier das Plus (+) an, öffnet man die Text- und Signatur-Optionen. Ist man mit dem Ausfüllen des Formulars fertig, wählt man „Done“ („Fertig“) und schon wird man in der Lage sein, das Formular per „Reply All“ („Allen antworten“) oder „New Message“ („Neue Nachricht“) zu versenden.

Dokument unterschreibenEine andere, einfache Möglichkeit, ein PDF-Dokument zu unterzeichnen, ist die Verwendung der Adobe Sign & Fill-App (kostenlos für iOS und Android erhältlich). Was Papierdokumente betrifft, kann man ein Bild knipsen, eventuell zusätzlich benötigten Text und die Signatur einfügen und dann speichern.

Wenn man eine E-Mail mit einem E-Mail-Anhang im Format PDF auf sein iPhone erhält, kann man den Anhang antippen, um ihn öffnen und betrachten zu können, dann tippt man auf die Toolbox in der unteren rechten Ecke und schon kann man das Werkzeug, um Text und die eigene Signatur in das Dokument einzufügen, auswählen und verwenden. Wenn man die App zum ersten Mal benutzt, wird man dazu aufgefordert werden, eine Signatur zu erstellen, die man dann für zukünftige Dokumente speichern kann. Hat man Text und Signatur hinzugefügt, kann man den Teilen-Button wählen, um es als E-Mail-Anhang zu versenden oder „Save to Files“ („In Dateien speichern“), um die Datei auf dem eigenen iPhone zu speichern. Dann kann man über die Mail-App eine neue E-Mail erstellen oder auf eine bereits bestehende E-Mail im Posteingang antworten. Durch Tippen und Halten öffnet sich das Menü und kann hier auf den rechten Pfeil tippen, um die Option „Add Attachment“ („Anhang hinzufügen“) aufzudecken. Über „On My iPhone“ („Von meinem iPhone”) und den „Adobe Acrobat“-Ordner wird die Datei ausgewählt. Man findet das signierte Dokument in diesem Ordner. Indem man darauf tippt, wird die Datei der E-Mail als Anhang hinzugefügt.

Dokument unterschreibenWenn man ein Smartphone mit Android besitzt, ist der Vorgang sehr ähnlich. Man tippt auf den E-Mail-Anhang, um ihn zu öffnen und betrachten zu können und schon öffnet es sich in der Adobe Fill & Sign-App (man muss diese jedoch als die App ausgewählt haben, mit der man den Dokument-Typ standardmäßig öffnet). Nun kann man die Werkzeuge für das Hinzufügen von Text und der eigenen Signatur auswählen. Man kann auf einer beliebigen Stelle im Dokument tippen, um Text hinzuzufügen und dann auf das Stift-Icon tippen, um die eigene Signatur hinzuzufügen. Wenn man damit fertig ist, tippt man einfach auf das Teilen-Icon. Hier wählt man E-Mail aus und die App wird das Dokument automatisch speichern und eine E-Mail erstellen, in der das Dokument als Anhang eingefügt sein wird. Wenn man allerdings auf eine bereits bestehende E-Mail im Posteingang antworten will und das signierte Dokument dort als Anhang versenden will, wählt man in der Adobe Fill & Sign-App „Save to Drive“ („Auf Drive speichern“) aus. Danach kann man auf die E-Mail antworten und auf die Anhangs-Büroklammer tippen, um die Datei vom eigenen Google Drive auszuwählen.’‘

Dokument unterschreiben

Eine eigene elektronische Signatur erstellen

Wenn man die eigene Unterschrift zu einem PDF- oder Word-Dokument hinzufügen möchte, so ist der erste Schritt die Erstellung eines Bildes der eigenen Signatur, welches man anstelle der eigentlichen Unterschrift in das Dokument einfügt. Man kann die Signatur auf einige unterschiedliche Arten und Weisen erhalten:

  • Man schreibt seine Unterschrift mit schwarzer Tinte auf ein leeres, weißes Blatt Papier und scannt oder fotografiert dieses dann. Wenn man es scannt, erhält man die bessere Bildqualität, wenn man aber keinen Scanner zur Verfügung stehen hat, sollte man sichergehen, dass man das Blatt Papier in einer gut beleuchteten Umgebung fotografiert, sodass keine Schatten auf der Signatur zu sehen sind.
  • Man zeichnet seine Unterschrift mit der Maus oder einem Touchpad in ein Zeichenprogramm wie beispielsweise Paint unter Windows oder Paintbrush auf dem Mac. Doch Vorsicht, es wird auf jeden Fall ein paar Anläufe benötigen, um die Unterschrift so hinzubekommen, dass sie auch richtig aussieht – wenn man sein Touchpad nutzt, empfehlen wir einen Stylus Pen.
  • Man schreibt seine Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet, indem man eine Grafik- oder Signatur-Erfassungs-App wie beispielsweise Draw Signature Pro (auf Google Play für 2,49- USD erhältlich) oder Autograph+ (im App Store für 2.29 euros erhältlich) nutzt. Mit der bezahlten Version dieser Apps hat man die Möglichkeit, die eigene Signatur mit einem transparenten Hintergrund zu speichern, was es um einiges einfacher macht, die Unterschrift später einzufügen. Auch hier raten wir zur Nutzung eines Stylus Pen, was dabei helfen wird, die Unterschrift auch wirklich so aussehen zu lassen, als ob es tatsächlich die eigene Signatur wäre. Für einen einfachen Stylus empfehlen wir den AmazonBasics Executive Stylus (erhältlich für 5,99- USD). Dieser verfügt über eine dickere Spitze als ein gewöhnlicher Stift, aber es ist viel einfacher, als mit der eigenen Fingerspitze zu malen.

Wenn man dann über eine Grafik-Datei verfügt, wird diese im Dateiformat .PNG abgespeichert. Paint und Paintbrush verfügen über dieses Dateiformat als Auswahlmöglichkeit, wenn man „Save As“ („Speichern unter“) auswählt. Das Format PNG erlaubt es, die Signatur mit transparentem (also durchsichtigem) Hintergrund zu speichern, sodass die Unterschrift später nicht die Linie, die für die Unterfertigung vorgesehen ist, oder andere, darunter stehende Informationen, verdeckt. Jetzt ist man im Besitz einer elektronischen Kopie der eigenen Unterschrift.

Die eigene Signatur in ein Word-Dokument einfügen

Dokument unterschreiben

Da es so viele Dokumente gibt, die in einem Format von Microsoft Office Word gehalten sind, erscheint dies ein guter Ort, um anzufangen. Microsoft Office Word unterstützt sowohl elektronische, als auch digitale Signaturen, man kann also immer das nutzen, was gerade für den jeweiligen Zweck am besten erscheint – aber Achtung, das ist ein teurer Weg, digitale Dokumente zu unterzeichnen.

Wenn man ein Dokument verwendet, welches bereits über eine bestimmte Linie verfügt, auf der unterzeichnet werden muss, so ist das Unterfertigen richtig einfach: Man doppelklickt einfach auf besagte Linie mit der linken Maustaste und schon öffnet sich eine Dialogbox zum Unterschreiben. Hier kann man eine gedruckte Version der eigenen Unterschrift einfügen, indem man seinen Namen hinschreibt, eine handschriftliche Signatur auf einem Tablet-PC hinzufügen, indem man seinen Namen wie gewöhnlich schreibt oder ein Bild der eigenen Unterschrift einfügen, indem man „Select Image“ („Bild auswählen“) anklickt, seine Signatur-Datei findet und dann „Select“ („Auswählen“ oder „Öffnen“) wählt.

Digitale Signaturen in Word sind ein bisschen umständlicher und komplizierter, da man ein digitales Zertifikat von einem Drittanbieter erwerben muss, um jedem, der das Dokument öffnet bzw. liest, beweisen zu können, dass das Dokument auch wirklich von einem selbst kommt – das kann aber bis zu mehrere hundert Euro pro Jahr kosten. Während man zwar seine eigene, digitale Signatur erstellen kann, wird man die Echtheit des Dokuments nur vom eigenen Computer aus beweisen können, was keine sonderlich gute Option darstellt, nachdem das Dokument ja an andere versendet werden soll. Wenn man eine große Anzahl an Dokumenten mit einer digitalen Signatur versenden muss und das immer wieder, so ist der Kauf eines digitalen Zertifikats tatsächlich sinnvoll, ist dies aber nicht der Fall, empfehlen wir es, eine einfache elektronische Signatur oder eine der Apps, die weiter unten vorgestellt werden, zu nutzen. Um mit einer digitalen Signatur fortzufahren, klickt man auf den Microsoft Office-Button, dann auf „Prepare“ („Vorbereiten“ oder je nach Version ähnlich), wählt dann „Add a Digital Signature“ („Eine Digitale Signatur hinzufügen“) und klickt anschließend auf „Sign“ („Unterschreiben“) – hier wird man aufgefordert werden, eine digitale ID zu erstellen.

Wenn man ein Dokument unterschreiben möchte, welches nicht für das Signatur-System von Microsoft Office Word angelegt wurde, wird nichts passieren, wenn man mit der linken Maustaste auf die Linie zum Unterzeichen doppelt klickt – das ist aber in Ordnung, weil man immer noch seine eigene Signatur einfügen kann. Man muss den Cursor nur dort platzieren, wo man die Signatur haben möchte und wählt dann unter „Insert“ („Einfügen“) die Auswahlmöglichkeit „Picture“ („Bild“ oder je nach Version „Bilder“). Hier wählt man die Signatur-Datei aus, bestätigt dies und schon erscheint die Signatur im Dokument. Keine Sorge, falls das Einfügen des Bildes die komplette Formatierung des Dokuments zerstört bzw. verändert hat, im nächsten Schritt wird das schon wieder repariert.

Jetzt klickt man auf die Signatur und zieht an den Ecken (per Klicken und Halten), um die Bilddatei der Unterschrift so in der Größe anzupassen, bis es gut aussieht. Dann wählt man „Page Layout“ („Layoutoptionen“ bzw. „Textumbruch“), „Wrap Text“ („Mit Textumbruch“) und dann „Behind Text“ („Hinter den Text“). Jetzt kann die Platzierung der Signatur mit Hilfe der Maustasten noch genau angepasst werden. Wenn dann alles passt, kann man das Dokument über „Save As“ („Speichern unter“) als PDF-Datei abspeichern.

Die eigene Signatur in ein PDF-Dokument einfügen

Dokument unterschreiben

Das Unterzeichnen eines Dokuments, welches im PDF-Format vorliegt, ist sogar noch einfacher, als das Unterfertigen eines Word-Dokuments! Vermutlich nutzt man den Adobe Acrobat Reader DC für Desktop-Systeme sowieso schon (sowohl für Windows, als auch für den Mac kostenlos erhältlich), um PDF-Dokumente zu lesen bzw. zu betrachten. Dieses Programm bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren, egal, ob sie dafür konfiguriert wurden, elektronisch unterzeichnet zu werden, oder nicht.

Alles, was man dafür tun muss, ist, das entsprechende Dokument zu öffnen, auf „Tools“ („Werkzeuge“) zu klicken und dann „Fill & Sign“ („Ausfüllen und unterschreiben“) auswählen. Über den „Sign“-Button („Unterschreiben“) in der Toolbar wird man aufgefordert, eine Unterschrift zu schreiben, zu zeichnen oder einfach ein Bild der Signatur zu verwenden. Ist man damit fertig, klickt man auf „Apply“ („Anwenden“) und zieht die Unterschrift dorthin, wo man sie haben möchte – wenn nötig kann die Größe der Signatur über die Optionen in der Toolbar auch noch verändert werden. Adobe Acrobat wird die Unterschrift für die Nutzung in der Zukunft speichern, was es noch einfacher gestaltet, das nächste Dokument zu unterschreiben.

Für Mac-Nutzer gibt es noch eine weitere Möglichkeit: Das Standardprogramm Preview PDF Viewer erlaubt es auf eine einfache Art und Weise, Signaturen einzufügen. Man muss nur das Dokument öffnen, auf das Toolbox-Icon in der Menüleiste klicken und dann das Unterschriften-Icon auswählen. Man kann die eigene Unterschrift über das Touchpad aufzeichnen oder auf einem Blatt Papier per Hand unterschreiben und dann mit der in den Mac integrierten Kamera digitalisieren. Man muss nur auswählen, ob man das Touchpad oder die Kamera verwenden möchte, die Unterschrift dann zeichnen oder fotografieren und sie danach im Dokument dorthin ziehen, wo sie hingehört. Falls die Größe angepasst werden muss, können einfach die Ecken der Unterschrift-Box gezogen werden, bis die Größe passt.

Dokumente per App unterschreiben

Falls keine der zuvor genannten Möglichkeiten funktionieren sollte, oder man aber es einfach bevorzugt, Dokumente per Smartphone oder Tablet zu signieren, so machen es eigene Apps, die für das Unterzeichnen von Dokumenten entwickelt wurden, leicht. Alle von uns erwähnten Apps verfügen über eine Verschlüsselung auf Banken-Level und werden als sehr sicher eingestuft, zudem stellen sie beglaubigte, rechtskräftige digitale Signaturen zur Verfügung. Für all jene, die eine beglaubigte Signatur benötigen, ist dies wahrscheinlich der Ort, an dem man sich danach umsieht, da die Möglichkeiten sehr kostengünstig sind, egal, ob man ein Dokument im Monat oder ein ganzes Dutzend zu unterzeichnen hat.

SignNow

Dokument unterschreibenAuch, wenn die App mit professionellen Dokumentvorlagen eher auf Unternehmen abzielt, so ist SignNow auch für die private bzw. persönliche Nutzung keine schlechte Wahl. Genau genommen handelt es sich dabei um die günstigste Möglichkeit, wenn man mehr als drei Dokumente im Monat zu unterschreiben hat. SignNow funktioniert im Web oder als App auf dem eigenen Smartphone oder Tablet, mobile Anwendungen sind für iPhone, iPad und Android erhältlich, was es wirklich einfach macht, Dokumente zu unterzeichnen, ganz egal, wo man gerade ist.

Dokumente zu unterschreiben ist einfach: Man kann sie aus den E-Mails, der Galerie, Cloudspeicher-Diensten (OneDrive, Google Drive und Dropbox) oder vom eigenen Computer hochladen. Signiert wird einfach mit dem Finger am Smartphone oder am Tablet, dann kann das unterfertigte Dokument per E-Mail an jeden versendet werden. Apps sind für iOS und für Android erhältlich.

Kosten: Acht US-Dollar pro Nutzer pro Monat, wenn man auf SignNow die jährliche Abrechnung wählt (das bedeutet eine Abrechnung von 96 USD pro Jahr).

HelloSign

Dokument unterschreibenWenn man nur ein paar Dokumente im Monat unterzeichnen muss, aber mehr als die drei, die man mit SignEasy bzw. SignNow unterschreiben kann, sollte man einen Blick auf HelloSign werfen. Die App ist für iOS und natürlich auch unter Android erhältlich. Wie auch unter SignNow ist es sehr einfach, Dokumente in HelloSign zu importieren: Man kann sie aus den E-Mails und mit einem iPhone auch aus der Dropbox direkt einfügen. Man kann auch einfache Papierdokumente nehmen, indem man mit der Kamera von Smartphone oder Tablet ein Foto davon macht. Unabhängig von der Quelle kann man Dokumente in der App bearbeiten oder beschriften, sowie Kommentare einfügen und sie mit dem Finger unterzeichnen, um sie dann zu speichern, zu teilen oder sie per E-Mail zu versenden.

Der große Vorteil und der große Nachteil an HelloSign ist der Preis. Wenn man nicht viele Dokumente unterzeichnen muss, ist die App kostenfrei. Es stehen bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos zum Signieren zur Verfügung. Benötigt man aber mehr als das, ist es mit 13 USD pro Monat kostspieliger als SignNow.

Kosten: Für bis zu drei Signaturen pro Monat kostenlos, alles darüber kostet 13 USD pro Monat, wenn man auf HelloSign die jährliche Abrechnung wählt (das bedeutet eine Abrechnung von 156 USD pro Jahr).

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